Update 27/01 | Aanpassing spam policy Microsoft: ontvangst Scorion-uitnodigings- en herinneringsmails

Published Categorised as News

Update 27 januari
Tijdens de analyse op 26 januari is gebleken dat een aanpassing in de DKIM-configuratie tot verbetering leidt. Daarom hebben we besloten om voor alle DKIM-organisaties de configuratie aan te passen. We verwachten deze aanpassing aankomende dinsdag, 31 januari, afgerond te hebben voor alle DKIM-organisaties.

Belangrijk om te weten is dat mailtjes vanuit Scorion gewoon worden verstuurd vanuit de naam van de student (zoals je gewend bent), maar dat het e-mailadres dat zichtbaar is, in de mails noreply@scorion.nl is. Dat betekent dat er door feedbackgevers niet meer gereplyd kan worden op Scorion-mails.

Update 25 januari
Uit analyse is gebleken dat voor een groot deel van de organisaties die met Scorion werkt de mail problematiek met Microsoft Office is verholpen. Voor een aantal organisaties die specifieke mailinstellingen hebben in de Scorion configuratie (DKIM) kan het nog voorkomen dat de mails in de spam-box terechtkomen. Voor twee organisaties met deze DKIM-configuratie zijn we momenteel een aanpassing van deze aan het testen. Deze aanpassing kunnen we doorvoeren in Scorion zonder dat de ICT-afdeling van de organisatie die met Scorion werkt daarvoor iets hoeft te doen.

Vandaag ronden we de tests af. De eerste resultaten die we binnenkrijgen zijn veelbelovend. Donderdag 26 januari gaan we de alle testresultaten analyseren. Mocht blijken dat deze DKIM-aanpassing inderdaad verbetering oplevert in de mailafhandeling van Microsoft Office, dan zullen we alle organisaties die Scorion gebruiken met DKIM op die manier gaan instellen. We verwachten deze aanpassing voor het weekend (28 januari) voor al die organisaties te hebben doorgevoerd.

Update 17 januari 2023
De software-aanpassing is vanochtend getest en vanmiddag live gezet. We verwachten dat de problemen zijn opgelost.

Update 16 januari 2023
Na uitgebreid onderzoek weten we dat niet alleen de oranje tekstblokjes worden geblokkeerd, maar dat ook vreemde niet-zichtbare tekens ervoor zorgen dat deze niet door de Spam-filter van Microsoft komen.

Daarnaast is er contact met Microsoft om te kijken welke policy (quarantaine en/of spam) is aangepast en er nu voor zorgt dat er problemen zijn. Op dit moment werken we hard aan een update die een controle doet aan de invoerkant en op het moment dat de mail samengesteld wordt voor verzending. Deze controle zorgt ervoor dat de vreemde tekens uit de mails gefilterd worden, waardoor deze weer aankomen. Deze softwareaanpassing in Scorion wordt nu met hoge prioriteit geprogrammeerd en zo snel mogelijk getest en live gezet.

Update 13 januari 2023: tijdelijke oplossing gevonden!

Het probleem
Het probleem dat sommige mails die door Scorion worden verstuurd niet aankomen, komt uitsluitend voor bij office 365 gebruikers. De reden is dat Microsoft een aanpassing heeft gedaan in de regels die gelden voor spam, waardoor Scorion emails in ‘quarantaine’ worden geplaatst en worden ‘geblokkeerd’. Microsoft heeft ons laten weten dat ze op korte termijn zorgen voor een oplossing. Tot die tijd zorgt het Scorion team voor een tijdelijke oplossing.

Wat precies zorgt dat Scorion mail geblokkeerd wordt?
De oorzaak zit in het onderwerp van de mail die verstuurd wordt. Dat geldt zowel voor uitnodigingsmails als herinneringen. Er zit in de uitnodigingsmails van Scorion een soort code (bijvoorbeeld “Titel formulier” die bij het verzenden automatisch wordt vervangen door de feitelijke titel van het formulier. Deze “codes” zien er uit als een oranje tekstblokje.

Oplossing
Zolang Microsoft het probleem niet heeft opgelost halen wij tijdelijk die codes uit de het onderwerp van de mail. Dat betekent dat er dan alleen “Uitnodiging Scorion” in het onderwerp komt te staan. Het nadeel is dan dat je niet meer in het onderwerp kan zien welk formulier het is. Daarvoor moet je de mail openen. Maar de mail komt in ieder geval wel aan. Voor al ingevoegde formulieren is helaas de uitnodigings en herinneringstekst al gemaakt bij het formulier. Dat gebeurt namelijk bij het invoegen van het formulier. Ook daar is een oplossing voor.

Nieuwe formulieren
Voor formulieren die na vrijdag 13 januari 17.00 nieuw zijn of worden ingevoegd, hebben we het probleem tijdelijk opgelost. We hebben namelijk alle stukjes code in heel Scorion uit het onderwerp gehaald. Vandaar dat alle uitnodigingen vanaf nu de titel “Uitnodiging Scorion”. Zodra Microsoft het probleem heeft opgelost wordt dit weer teruggezet.

Mocht er toch toch nog een of meer van deze “oranje tekstblokjes” in de onderwerpregel staan, als je een formulier verstuurt, verwijder deze dan alsnog.

Reeds ingevoegde formulieren (die nog niet verstuurd zijn)
Voor formulieren die al eerder zijn ingevoegd, is de mail (met de codes die door Microsoft worden geblokkeerd) dus al klaar. Als je deze gaat versturen, kun je de codes verwijderen. De mail zal dan gewoon aankomen. Dit geldt ook voor herinneringen.

Reeds verstuurde formulieren (die niet zijn aangekomen)
We weten helaas niet exact vanaf welk moment Microsoft de aanpassing heeft gedaan. We gaan nog zoeken naar een oplossing hiervoor. Bij Scorion kwamen de eerste meldingen binnen vanaf 12 januari. Mocht je twijfelen of de mail wel verstuurd is, kun je een herinnering sturen. Let er dan wel op dat je de oranje “codes” verwijdert uit de onderwerp regel.

Bericht 12 januari 2022:
We hebben geconstateerd dat bepaalde mails die vanuit Scorion worden verzonden in de quarantainemap komen van Microsoft Office-mail. Dit komt door een aanpassing in de spam policy van Microsoft eerder vandaag. Bij andere mailproviders ondervinden we geen problemen.

Inmiddels hebben we al contact opgenomen met Microsoft of dit opgelost kan worden. De actie ligt momenteel bij Microsoft en daar wachten we op.

We vinden de situatie erg vervelend en zodra er meer bekend is communiceren we hierover.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *